Thực tiễn, trong nhiều vụ án tranh chấp về đất đai, đương sự khó có thể tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức lưu giữ mà phải đề nghị Tòa án xác minh, thu thập chứng cứ. Tuy nhiên, cá nhân, tổ chức trả lời rất chậm trễ dẫn đến việc giải quyết kéo dài.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và đúng thời hạn cho đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân tài liệu, chứng cứ mà mình đang lưu giữ, quản lý khi có yêu cầu của đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS) và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cung cấp tài liệu, chứng cứ đó; trường hợp không cung cấp được thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát.
Trong thực tiễn, hiện nay tranh chấp quyền sử dụng đất xảy ra nhiều, có vụ tranh chấp đất chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, có vụ tranh chấp một bên có giấy chứng nhận đất một bên chưa có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có tài sản trên đất, tranh chấp quyền sử dụng đất do cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trái pháp luật, xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên kia…
Theo đó, đương sự có quyền và nghĩa vụ chủ động thu thập, giao nộp chứng cứ cho Tòa án và chứng minh cho yêu cầu của mình là có căn cứ và hợp pháp. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi kiện, yêu cầu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người khác có quyền và nghĩa vụ thu thập, cung cấp chứng cứ, chứng minh như đương sự. Tòa án có trách nhiệm hỗ trợ đương sự trong việc thu thập chứng cứ và chỉ tiến hành thu thập, xác minh chứng cứ trong những trường hợp do Bộ luật tố tụng dân sự quy định.
Đồng thời, BLTTDS cũng đã quy định cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và đúng thời hạn cho đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân (sau đây gọi là Viện kiểm sát) tài liệu, chứng cứ mà mình đang lưu giữ, quản lý khi có yêu cầu của đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát theo quy định của BLTTDS và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cung cấp tài liệu, chứng cứ đó; trường hợp không cung cấp được thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do cho đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát.
Và khoản 1 Điều 106 BLTTDS năm 2015 quy định đương sự có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ. Khi yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp tài liệu, chứng cứ, đương sự phải làm văn bản yêu cầu ghi rõ tài liệu, chứng cứ cần cung cấp; lý do cung cấp; họ, tên, địa chỉ của cá nhân, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ tài liệu, chứng cứ cần cung cấp. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm cung cấp tài liệu, chứng cứ cho đương sự trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu; trường hợp không cung cấp được thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cho người có yêu cầu.
Tuy nhiên, trong thực tế đương sự khó có thể tự mình thu thập tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức lưu giữ để cung cấp cho Tòa án theo quy định của BLTTDS. Do vậy, đương sự có đơn đề nghị Tòa án xác minh thu thập chứng cứ để chứng minh cho yêu cầu của mình là có căn cứ.
Trên cơ sở yêu cầu của đương sự, Tòa án ra quyết định yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ cung cấp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án.
Theo đó, cơ quan, tổ chức, cá nhân đang quản lý, lưu giữ tài liệu, chứng cứ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu; hết thời hạn này mà không cung cấp đầy đủ tài liệu, chứng cứ theo yêu cầu của Tòa án thì cơ quan, tổ chức, cá nhân được yêu cầu phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân không thực hiện yêu cầu của Tòa án mà không có lý do chính đáng thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Việc xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là lý do miễn nghĩa vụ cung cấp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án. Trường hợp Viện kiểm sát có yêu cầu cung cấp tài liệu, chứng cứ thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thực hiện theo quy định như quy định cung cấp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án.
Thực tế, nhiều trường hợp, Tòa án đã ra quyết định yêu cầu cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ cung cấp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án theo quy định của BLTTDS để Tòa án giải quyết vụ án đúng thời hạn luật định thì cơ quan, tổ chức đang lưu giữ tài liệu chứng cứ như bản đồ, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thủ tục đăng ký đất đai… hoặc trả lời quan điểm về diện tích đất thừa, thiếu so với diện tích ghi trong giấy chứng nhận quyền sử dụng đất rất chậm trễ làm cho vụ án kéo dài, ảnh hưởng đến trình tự tố tụng.
Trong khi đó, người tiến hành tố tụng không kiên quyết áp dụng khoản 3 Điều 106 của BLTTDS để kiến nghị xử lý đối với hành vi chậm trễ của cơ quan, tổ chức mà lại ra Quyết định tạm định chỉ giải quyết vụ án với lý do chờ ý kiến trả lời của cơ quan, tổ chức đang giữ tài liệu, chứng cứ. Do đó, có một số vụ án tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất, Tòa án ra quyết định tạm đình chỉ giải quyết vụ án kéo dài đến 2-3 năm mà không ra quyết định tiếp tục giải quyết vụ án vì cơ quan, tổ chức chưa cung cấp tài liệu, chứng cứ.
Để có căn cứ kiến nghị xử lý những trường hợp cơ quan, tổ chức không thực hiện đúng quy định tại Điều 7, Điều 106 BLTTDS, cơ quan có thẩm quyền cần có văn bản hướng dẫn chi tiết hoặc có quy chế phối hợp liên ngành để đảm bảo việc yêu cầu cơ quan, tổ chức cung cấp tài liệu, chứng cứ theo quy định của BLTTDS được nhanh chóng, kịp thời.